Directeur(trice) adjoint(e),
Centre d'aide
Lieu de travail: à distance
Scouts Canada est la principale organisation jeunesse mixte du pays, offrant des programmes pour les enfants et les jeunes de 5 à 26 ans. Grâce à une variété d'expériences amusantes, d'aventures en plein air et de contributions à leur communauté, les enfants Scout(e)s développent leur résilience et leurs compétences qui les prépareront pour la vie.
Le/La Directeur(trice) adjoint(e, Centre d’aide, gérera le réseau du Centre d’aide, qui sert de principal point de contact et de soutien des Scouts Canada pour nos membres et nos clients. Par l’entremise des registres des services aux membres, le/la Directeur(trice) adjoint(e) est responsable du soutien et de l’administration nationaux du processus d’inscription en ligne de Scouts Canada de manière efficace et axée sur le service. Cela comprend la vérification des extraits de casiers judiciaires des bénévoles, y compris la liaison avec l'équipe de Scoutisme sécuritaire pour résoudre tout problème de sélection. Le succès est mesuré par la prestation d'un service à la clientèle exceptionnel en fournissant des solutions précises et en temps opportun aux requêtes au moyen d'un outil en ligne établi.
Le/La Directeur(trice) adjoint(e), Centre d'aide, est également responsable du soutien administratif pour les fonctions des opérations Scoutes. Diriger les administrateurs(trices) des services aux membres. Le/La Directeur(trice) adjoint(e) est responsable de la production des rapports de reconnaissance, ainsi que de la production et de la distribution des prix et des certificats. Il s'agit d'une opportunité de télétravail et le/la candidat(e) peut être situé n'importe où au Canada.
Les devoirs et les responsabilités:
Mener
- Gèrer le Centre d'aide et l'équipe des services aux membres : les registraires et les administrateurs(trices).
- Former et encadrer les membres de l'équipe, offrir des opportunités de perfectionnement professionnel et des conseils pour assurer la réussite de l'atteinte des objectifs du service et de la gestion du rendement.
- Fournir une rétroaction régulière et conduire le processus de gestion du rendement pour l'équipe.
- Assurer l'uniformité dans la transmission des communications de Scouts Canada.
- Promouvoir et diriger, si nécessaire, la conformité des bénévoles et des employé(e)s à toutes les politiques, procédures et normes de Scouts Canada ainsi qu'à toutes les lois applicables.
- Encourager l'engagement des employé(e)s et favoriser un environnement ouvert et motivant.
- Assurer l'uniformité dans la transmission des communications de Scouts Canada.
Les relations interdépartementales
- Travailler en étroite collaboration avec les TI pour l'amélioration continue de l'inscription GRC et d'autres initiatives identifiées par les opérations Scoutes.
- Établir activement des relations avec les autres services afin de promouvoir la collaboration et le partenariat au sein de Scouts Canada.
- Informer la Directrice du Centre de soutien du groupe des tendances en matière d'inscription et des possibilités d'amélioration.
- Produire des tableaux de bord et des rapports des opérations de Scoutisme, au besoin.
- Collaborer étroitement avec d'autres services qui utilisent Zendesk pour faciliter la formation, la conception/l’optimisation des flux de travail et l'administration requises pour ce système.
- Procurer un soutien technique au Centre de soutien aux groupes et aux responsables des relations Scoutes qui sont des agents Zendesk.
- Collaborer avec l'équipe de Scoutisme sécuritaire pour résoudre tout problème lié au ECJ et au CATPV qui survient au cours du processus de sélection.
- Travailler en étroite collaboration avec les responsables des règlements, des politiques et des procédures pour les tickets connexes et identifier les tendances dans ce domaine.
- Bénéficier de conseils d'experts dans le domaine pour que les articles du Centre de soutien en ligne soient exacts et pertinents.
- Optimiser et promouvoir le Centre de soutien en ligne comme source d'information privilégiée.
Le soutien aux bénévoles et aux clients
- Être responsable de l'administration de l'inscription GRC (MyScouts)
- Déterminer et de documenter les opportunités d'apprentissage liées à MyScouts (et iWeb) pour :
- Améliorer la compréhension et l'utilisation efficace des ressources et des données fournies par MyScouts.
- Faciliter l'intégration en temps opportun grâce à la préparation des bénévoles.
- Surveiller toutes les files d'attente pour détecter les retards et les réattribuer au besoin.
- Être responsable du processus de remboursement des inscriptions et veiller à ce que tous les groupes/parents reçoivent le remboursement approprié conformément au calendrier de gestion des niveaux de service.
- Identifier les tendances à partir de la file d'attente des demandes de remboursement.
- Assumer la responsabilité de l'administration et de la distribution des distinctions et des prix aux bénévoles partout au Canada.
- Concevoir le processus et mettre en œuvre des améliorations continues dans le cadre de la subvention « Personne laissé de côté ».
La gestion du service à la clientèle
- Coordonner et gérer le Centre d'aide et le réseau des services aux membres pour s'assurer que :
- Toutes les demandes de requêtes des clients et des autres intervenant(e)s sont traitées de façon précise et en temps opportun.
- Les ressources du Centre d'assistance soient exactes, pertinentes et à jour.
- Les ressources et les charges de travail de l'équipe s'alignent pour maximiser la productivité afin de répondre aux exigences organisationnelles.
- Entretenir des relations étroites avec les autres services, les équipes de bénévolat et les autres intervenants clés afin d’encourager l’échange actif d’information et d’offrir un soutien de qualité à l’égard de tous les programmes et les initiatives de Scouts Canada.
- Documenter les processus, les questions de procédure et les décisions garantissant la cohérence et la normalisation dans toute l'organisation.
La gestion des fournisseurs tiers
- Agir à titre d'administrateur(trice) et de personne-ressource au nom de Scouts Canada pour les fournisseurs utilisés par le Centre d'aide, notamment BackCheck, Zendesk et Respect in Sport.
- Assure la liaison avec la police locale si nécessaire pour résoudre tout problème de vérification des casiers judiciaires et améliorer ce processus.
Les qualifications et Les compétences requises:
- Être passionné(e) par la mission de Scouts Canada est essentielle.
- Avoir fait des études postsecondaires dans un domaine connexe.
- Posséder une expérience préalable en conception de processus et en gestion de projet.
- Avoir une expérience en gestion, de préférence dans le secteur sans but lucratif.
- Avoir exercé un rôle administratif de service à la clientèle pendant au moins 3 à 5 ans.
- Savoir développer et animer des ateliers et autres opportunités d'apprentissage.
- Maîtriser Word, d'Outlook et avoir de compétences avancées en Excel.
- Démontrer une expertise avancée dans les applications logicielles de Scouts Canada comme MyScouts, Zendesk et Office 365.
- Taper et de traiter du texte à 30 mots par minute ou plus avec précision.
- Faire preuve de bon jugement, de tact, de diplomatie et de maturité dans les relations avec les autres.
- Avoir un style de leadership engageant, être orienté(e) vers les résultats et motiver les autres à réussir.
- Diriger le changement et s'adapter à un environnement en constante évolution tout en incitant les autres à rester concentrés sur le succès.
- Favoriser l'innovation par la curiosité, l'identification des tendances et une compréhension approfondie des processus et des défis.
- Avoir d'excellentes compétences en matière de coaching et en communication orale et écrite, et la capacité à parler efficacement et de façon persuasive avec les groupes et les individus.
- Démontrer un sens aigu des affaires, avec des compétences efficaces en gestion de projet et en gestion du changement.
- Se distinguer dans le réseautage et être capable d’établir des relations positives et professionnelles avec les dirigeant(e)s de la communauté, les bénévoles et les membres.
- Avoir de l’initiative ou une volonté de produire des résultats grâce aux autres.
- S'adapter ou rester flexible et innovant(e) dans un environnement en constante évolution.
- Faire preuve d'excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et interagir avec le personnel, les bénévoles, les membres et le grand public de façon confiante, courtoise et professionnelle.
- Démontrer une attention consciencieuse et méticuleuse aux détails.
- Communiquer efficacement, avec tact et courtoisie par le biais de communications orales et écrites.
- Posséder de solides compétences organisationnelles et la capacité de gérer plusieurs demandes en fonction de leurs priorités respectives.
Les conditions de travail:
- Travailler dans un environnement de bureau à domicile.
- Travailler aux heures normales de bureau, mais des heures supplémentaires et/ou des soirées et des week-ends peuvent être nécessaires.
- Fournir un extrait de casier judiciaire (ECJ) vierge et un certificat d’aptitude à travailler auprès des personnes vulnérables (CATPV) avant la date de début de votre nouvel emploi.
- Suivre une exigence de formation obligatoire.
Nous avons ce qu'il vous faut:
Nous offrons un ensemble complet d’avantages sociaux comprenant un rabais sur la marchandise fabuleux, un régime de retraite équivalent à celui de l'employeur après un an, une assurance maladie complémentaire, une couverture sur ordonnance, soins de la vue et dentaires, et bien plus encore.
Le salaire dépend des compétences et de l'expérience. L'échelle salariale pour ce poste est de 67 206,91 $ à - 79 067.86 $ par an.
Prêt(e) à postuler??
Si c'est le job de vos rêves, contactez-nous! Parlez-nous de vous dans une lettre de motivation. Nous voulons connaître votre histoire, votre parcours, vos réalisations et pourquoi ce rôle correspond bien à vos aspirations professionnelles futures. Nous voulons en savoir plus sur vous et vos passions!
Soumettez votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en cliquant ici. La date limite pour postuler est le 27 septembre 2024.
Nous remercions tous les candidats(es) pour leur intérêt mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Les curriculums vitae sont traités par ordre de soumission.
Scouts Canada s'engage envers l'équité, la diversité et l'inclusion sur notre lieu de travail et dans nos processus de recrutement. Nous encourageons les candidatures des membres de tous les groupes racialisés, de toutes les identités de genre et orientations sexuelles, des personnes autochtones et des personnes ayant des capacités diverses.
Accessibilité et accommodement : Scouts Canada s'engage à développer un processus de sélection et un environnement de travail inclusifs et sans obstacles. Les demandes d’accommodement doivent être faites à l’avance aux RH à humanresources@scouts.ca et seront traitées de manière confidentielle.
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